IT项目实施过程中如何管理业务需求

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目前,大多数企业IT建设与管理都滞后于业务变革,更谈不上引领企业发展了。对于这些企业而言,IT对企业业务的支撑或者说推动,是由业务需求到了一定程度来决定的。总的来说,企业的IT发展将取决于业务需求,而不是IT投资。

企业的常规做法是比较典型的交钥匙工程,业务部门提需求,IT部门就去张罗方案论证并组织实施,业务部门最后验收评价和使用,IT部门负责系统维护和更 新。这样做的结果往往是系统不好用,不适用,或者跟不上业务的发展,业务部门不愿意用,最终成为摆设,浪费了投资,而带来的唯一好处可能是给企业相关人员 上了一堂生动现实的用户培训课,花钱买了经验教训。

一般地,在IT项目上线前后,都会做需求调研,并要求业务相关方签字进行需求确认。而在后续的项目推进过程中,一般都会冻结业务需求不做变更响应。这样会 造成系统上线后与业务需求匹配存在偏差,需求实现程度又直接关系到项目效果,业务用户要求更改,这又增加系统正式上线时间,影响项目如期验收,IT部门将 被诟病。如果项目比较复杂,IT部门害怕出错,前期需求调研时间都比较长,应用推出的周期相应增加,业务部门等待时间过长,满意度也会降低。

因此,为了推进企业IT建设,适应业务管理需要,必须让业务部门深度参与IT建设,充分激活业务人员的主观能动性。如果企业以前没有采用这种模式,可以选 择一两个业务部门,试点推行一些节省人力、改善效率的系统,业务部门很快感受到技术的好处,就会带动其他部门逐渐形成主动提出各种需求的习惯。

在IT系统建设和完善过程中,企业都需要积极地管理业务用户的需求,并根据情形对系统进行优化完善。为此,IT部门具有IT项目建设管理、系统维护职能,需要在系统全生命周期中对业务需求进行有效地管理,便显得尤为重要。

一是尝试逐步建立需求量化管理模式,可以从使用角度对需求管理、IT实现程度、业务期望值等方面进行量化,考量项目是否满足业务的期望。以需求管理为例, 在开始建立IT系统时,可同步建立用户的使用日志,让管理层、业务层的每一个使用者都可随时了解企业整体系统的使用情况,哪些系统使用的频率更高,哪些功 能用的多,哪些功能用的少等。通过这样不断的积累,在企业内部形成这样一种新观念:一个系统用得好不好,首先源于业务部门的需求提得好不好,业务部门应该 对这些需求负责。如果业务部门提出一项需求,但实际上并不使用这些功能,说明当初的需求提得并不好。

随着来自业务的需求越来越多,可以进一步引入看板管理,将需求进行分级分类。需求分为功能需求、界面需求、使用需求等,主要的、重要的需求会被写到看板 上,让所有人都可以看到哪些需求正在排队,哪些需求正在解决中,哪些需求已经解决完毕,尽量做到公开、透明,能够获得相关部门和人员的理解、支持与配合。

二是IT部门要帮助业务部门更好地提出需求。通过建立良好的沟通模式,IT部门和业务部门共同研究业务变化、需求变更,并深入探讨需求的合理性。IT部门 在接到一项需求后,并不马上就投入需求实现的工作中,而是先对需求进行初始化,探究需求背后的动机,了解业务部门的真正想法、管理者的想法、技术人员的想 法,各方达成一致。在确定需求的内容合理之后,才会开始进行规划和执行阶段。

对于IT部门和乙方而言,平时最头疼的并非项目型需求,而是来自用户平时的零散需求,或者根本说不清需求,只有一个大概的需求框架。先说前者,零散需求往 往来自对现有某一项功能的改进,或者临时需要对一部分数据进行处理等。面对这些零散需求,一般企业的IT部门会采取拖延战术,尽可能不做响应,其实更好的 做法则是拥抱需求,拥抱变更。一个好的系统是设计出来的,一个好的系统也是用出来的。一个系统在用户的使用中,必然因为用户的习惯和业务变化,产生各种需 求,而IT部门通过小修小补的多次改变,才能逐渐让系统变得友好易用。反之,如果一个系统不做任何变更,用户逐渐便不愿意使用,系统也就荒废了。

至于后者,在业务需求不清晰的情况下,可以暂缓执行需求,应和业务部门继续研究完善。当然,如果有能力,可以先搭建一些原型系统,引导业务部门思考,不断参与系统试用,进一步明确、完善需求。

三是要加强IT部门自身的团队建设。在项目建设过程中,IT团队最好能够相对固定,并且要随着业务发展进行转型。企业IT部门在进行项目管理时,在乙方人 员进场后,不能只当“包工头”监督乙方的工作进度,还要领会业务的IT需求和实施方案,进行需求的匹配分析。否则系统一旦上线,IT团队还是不知道内部的 设计细节。基于此,IT团队需要具备更高的技术技能,包括把控需求、设计主要的技术路径,从长远来看更有利于IT团队能力和价值的塑造。

根据个人经验,IT系统建设都是不断的折衷,IT部门、业务部门和承建方三方相互妥协。系统越复杂越是这样,企业要抓大放小,实现主要的功能需求、使用需 求和界面需求,一些未尽需求只要不影响大局也可以留待后续升级更新中去实现。从这点来看,IT系统项目建设和新房装修其实差不多,业主方的能力强、考虑问 题全面,留的遗憾就会少一些,或者无关痛痒,总体上来说就算是比较成功的了。

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